Zo draag je je werk over tijdens je vakantie, neem je werk van collega’s slim over tijdens hún vakantie, én laat je je werk los!
Rond de bouwvak neemt de werkdruk toe. De vakantie is het moment om weer op te laden. Even geen vergaderingen, deadlines, telefoontjes of een overvolle mailbox. Veel mensen vinden het lastig om hun werk echt los te laten, want je wil dat alles goed geregeld is voor je vertrekt, je collega’s niet opzadelen met problemen, én na je vakantie natuurlijk niet terugkomen in een complete chaos.
Je kunt dit artikel als gids gebruiken. Of je nu zelf of vakantie gaat of de honneurs waarneemt van je collega’s. Bereid de vakantieperiode goed voor en je geniet zonder werkstress van je vrije dagen.
Zelf op vakantie
Je werkt het hele jaar hard, daarom is vakantie belangrijk. Niet alleen om uit te rusten, maar ook omdat je daarna weer scherper en energieker weer aan het werk kan gaan. Toch blijft het werk bij veel mensen in het hoofd zitten, ook op vakantie. Een goede overdracht van je werkzaamheden kan hierbij helpen.
Een stressloze vakantie begint namelijk niet op het vliegveld of wanneer je de caravan achter je auto hangt. Het begint al weken eerder op werk. Hoe beter je de overdracht regelt, hoe makkelijker jij kunt ontspannen en hoe prettiger dit is voor je collega’s.
Begin ruim op tijd
De laatste week voor je vakantie is vaak al druk genoeg. Naast je werk moet je nog koffers pakken en misschien nog vanalles regelen. Wacht daarom niet tot het laatste moment met je overdracht. Vraag ongeveer 3-5 weken van tevoren wie jouw werkzaamheden kan overnemen. Soms is 1 welwillende collega voldoende, maar vaak is het slimmer om de taken over meerdere collega’s te verdelen. Zo weet iedereen waar die aan toe is en kunnen collega’s er rekening mee houden in hun planning
De planning
Een overzichtelijke planning is van belang. Probeer geen nieuwe projecten aan te nemen vlak voor je vakantie, want alles dat je opstart moet ook weer worden overgedragen. Werk waar mogelijk vooruit en maak een duidelijk overzicht van alle werkzaamheden die tijdens jouw afwezigheid moeten gebeuren. Denk aan: lopen projecten, afspraken, deadlines, en belangrijke contactpersonen. Stel jezelf de vraag: Wat zou ik willen weten als ik deze taak zelf moest overnemen?
Zorg dat alles toegankelijk is
Een goede overdracht bestaat uit meer dan alleen een takenlijst. Controleer daarom of je collega’s toegang hebben tot documenten en gedeelde mappen. En hebben ze bijvoorbeeld wachtwoorden nodig. Leg vast waar deze informatie te vinden is, bijvoorbeeld in een veilig wachtwoordbeheerprogramma. Zo voorkom je paniekerige voicemails terwijl jij net met een snorkel in de zee ligt.
Prioriteiten
Waarschijnlijk hoeft niet alles tijdens jouw vakantie af te zijn. Bespreek samen met de betreffende collega’s welke werkzaamheden prioriteit hebben, en welke prima nog even kunnen wachten tot je weer terug bent. Zo voorkom je dat collega’s onnodig overbelast raken.
Bereikbaarheid
Het is ook belangrijk om afspraken te maken over je bereikbaarheid. Wat is een noodgeval? Wanneer mag iemand je bellen? En wanneer juist niet? Hoe duidelijker deze afspraken zijn, hoe kleiner de kans dat je tijdens je vakantie nog steeds met werk bezig bent.
Plan een terugkoppeling
Het is raadzaam om voor je vertrekt al een afspraak te maken voor na je vakantie. Tijdens dit terugkoppelmoment hoor je wat er is gebeurd, welke beslissingen zijn genomen, of er eventuele problemen zijn ontstaan, en hoe de werkzaamheden er op dat moment voor staan. Zo kun je jouw werkzaamheden na de vakantie sneller weer oppakken.
Je collega gaat op vakantie
Niet iedereen neem tegelijkertijd verlof op. Misschien blijf jij juist werken en neem je tijdelijk de werkzaamheden van een collega over. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met de volgende stappen zorg je voor een prettige overdracht.
Vraag erom
Wanneer je collega er zelf niet over begint, vraag dan om een duidelijk overdrachtsdocument. Stel vragen, bespreek wat de prioriteiten zijn en wie je kunt benaderen bij vragen.
Neem niet teveel hooi op je vork
Je vervangt een collega, maar je hoeft niet ineens twee volledige banen uit te voeren. Neem alleen taken over die binnen te functie passen, die haalbaar zijn, en die je voldoende beheerst. Is het simpelweg teveel? Bespreek dit dan met de betreffende collega en/of jullie leidinggevende. Samen kunnen jullie taken beter verdelen of extra ondersteuning regelen. Een te hoge werkdruk helpt uiteindelijk niemand.
Maak duidelijke afspraken
Bespreek vooraf wanneer je collega eventueel bereikbaar is, wat de procedure is bij spoedgevallen, en hoe je handelt bij onverwachte situaties. Zo voorkom je onnodige frustratie; bij jezelf, en bij je vakantievierende collega.
Weet waar je recht op hebt
Normaal gesproken neem je extra werkzaamheden over binnen je eigen contracturen. Daar staat meestal geen compensatie tegenover. Moet je structureel overwerken? Kaart dit vooraf aan, en maak afspraken over overuren en compensatie. Wanneer je voor langere tijd extra werkzaamheden en/of verantwoordelijkheden overnemen (bijvoorbeeld tijdens een sabbatical of langdurig verlof) dan is het verstandig om met je werkgever in gesprek te gaan over een passende beloning.
Geef het werk weer netjes terug
Houd tijdens de vakantie van je collega bij welke werkzaamheden zijn uitgevoerd, welke beslissingen zijn genomen, of er bijzonderheden waren, en wat de actuele status is. Plan na terugkomst van je collega een terug-overdrachtsmoment in. Zo kan je collega direct weer verder en sluit jij het netjes af.
Goede afspraken
Of je nu zelf op vakantie gaat of juist een collega vervangt; goede communicatie is altijd belangrijk. Een duidelijke overdracht, heldere verwachtingen en realistische afspraken zorgen ervoor dat iedereen prettig kan werken én ontspannen.
Zo zorg je ervoor dat de vakantie wordt gebruikt precies waarvoor het bedoeld is: opladen, genieten, en met frisse energie weer terugkomen.
